Die nachfolgenden Informationen sollen Ihnen veranschaulichen, dass es im deutschen Recht grundsätzlich zwei verschiedene Formen der Erstellung öffentlicher Urkunden gibt: Die Form der Unterschriftsbeglaubigung und die Form der notariellen Beurkundung. Bei beiden Formen erfolgt die Unterzeichnung eines Dokuments. Gesetzgeber und Rechtsprechung legen fest, wann welche Form Anwendung findet.

Unterschriftsbeglaubigung

Die Unterschriftsbeglaubigung ist die „einfachere“ Form. Mit der Unterschriftsbeglaubigung bestätigt der Notar bzw. Konsularbeamte, dass die genannte Person das Dokument vor ihm unterzeichnet hat. Die Unterschrift muss persönlich vor dem zuständigen Konsularbeamten geleistet oder vor ihm anerkannt werden. Eine Belehrung über die rechtliche Bedeutung des zu unterzeichnenden Dokuments findet nicht statt.

In vielen Fällen ist die Unterschriftsbeglaubigung ausreichend, um ein Dokument rechtlich wirksam werden zu lassen.

Einige Beispiele hierfür sind:

• Genehmigungserklärung bzw. Vollmachtsbestätigung: Jemand hat in Ihrem Namen einen Vertrag unterzeichnet oder eine Erklärung abgegeben, ohne vorab hierzu von Ihnen bevollmächtigt worden zu sein. Nun werden Sie gebeten, diese Erklärung nachträglich zu genehmigen, damit der Vertrag rechtliche Wirkung entfalten kann.
• einfache Vollmachten: Vollmachten, in denen sich der Vollmachtgeber weniger stark bindet, z. B. widerrufliche Vollmachten für ein einzelnes Rechtsgeschäft wie
  - Handelsregistereintragungen
  - einfache Nachlassvollmachten
• Beantragung eines Führungszeugnisses
• Erklärung zur Ausschlagung einer Erbschaft

Die Form der notariell beglaubigten Unterschrift auf einer Vollmacht ist nur dann ausreichend, wenn die Vollmacht widerruflich ist. Unwiderrufliche Vollmachten und Vollmachten wie Generalvollmachten bedürfen der Beurkundung. Die Beurkundung von Vollmachten kann von den diplomatischen Vertretungen in den USA nicht vorgenommen werden.

Unterschriften in Bankangelegenheiten können nur in wenigen Fällen beglaubigt werden. Bitte beachten Sie dazu diese Hinweise.

Zur Unterschriftsbeglaubigung bringen Sie bitte mit:

• das zu unterzeichnende Dokument (die Auslandsvertretungen können dieses nicht für Sie formulieren), welches Sie erst in der Auslandsvertretung vor dem/der Konsularbeamten/beamtin unterschreiben
• bei Genehmigungserklärungen auch den bereits geschlossenen Vertrag
• ein gültiges amtliches Ausweispapier mit Lichtbild (Reisepass, Personalausweis oder US-Führerschein)
• falls Sie nicht im eigenen Namen, sondern im Namen z. B. einer Firma, eines Mündels, etc. unterschreiben, zusätzlich einen Nachweis (im Original oder beglaubigter Kopie) darüber, dass Sie berechtigt sind, die Firma / die Person zu vertreten
• Wohnsitznachweis (US-Führerschein, Mietvertrag, Stromrechnung, o.ä.)

Unterschriftsbeglaubigung durch Notary Public oder Honorarkonsul

Eine Unterschriftsbeglaubigung kann in der Regel auch durch einen US-amerikanischen „Notary Public“ vorgenommen werden, bedarf aber in vielen Fällen zusätzlich einer Apostille. Bitte klären Sie daher unbedingt vorab mit der Stelle in Deutschland, welcher das Dokument vorgelegt werden soll, ob zusätzlich eine Apostille benötigt wird.

Unterschriftsbeglaubigungen können in der Regel auch von den deutschen Honorarkonsuln vorgenommen werden, eine Apostille wird nicht benötigt.

Gebühren

Die Gebühr für eine Unterschriftsbeglaubigung orientiert sich an der Art des Rechtsgeschäfts und kann zwischen 56,43 oder 79,57 Euro betragen. Die Gebühr kann entweder in Euro mit Kreditkarte (Visa oder Mastercard) oder zum jeweiligen Tageskurs der zuständigen deutschen Auslandsvertretung in US-Dollar in bar beglichen werden. Erkundigen Sie sich bitte per Kontaktaufnahme mit der für Sie zuständigen Auslandsvertretung nach den konkreten Gebühren vor Ort.

Terminvereinbarung für die Unterschriftsbeglaubigung

Ob Sie einen Termin für die Unterschriftsbeglaubigung benötigen oder ohne Termin während der Öffnungszeiten vorsprechen können, hängt von der jeweiligen Auslandsvertretung ab. Bitte informieren Sie sich auf der Website der für Sie zuständigen Auslandsvertretung unter „Öffnungszeiten“, ob Sie einen Termin benötigen oder nicht. Sie wissen nicht, welche unserer neun Vertretungen für Sie zuständig ist? Bitte konsultieren Sie unseren Konsulatsfinder

Für die Botschaft sowie einige Generalkonsulate ist eine vorherige Terminvereinbarung erforderlich.

Notarielle Beurkundung

Bei einigen Rechtsgeschäften genügt die Beglaubigung der Unterschrift nicht, vielmehr muss eine notarielle Beurkundung der Niederschrift durch den Konsularbeamten stattfinden. Eine notarielle Beurkundung kann daher nicht von einem deutschen Honorarkonsul oder von einem „Notary Public“ vorgenommen werden.

Beispiele für zu beurkundende Rechtsgeschäfte sind:
- Antrag auf Erteilung eines Erbscheins
- Antrag auf Erteilung eines Testamentsvollstreckerzeugnisses
- eidesstattliche Versicherung (z. B. zum Personenstand, in Rentenangelegenheiten, bei Führerscheinverlust, etc.)
- Vaterschaftsanerkennung
- Unterhaltsverpflichtung

Aber: Nicht überall in den USA gibt es Konsularbeamte, die jede gewünschte Beurkundung vornehmen können. Bitte klären Sie daher unbedingt vorab mit der für Sie zuständigen Auslandsvertretung, ob die gewünschte Beurkundung durchgeführt werden kann. Insbesondere Generalvollmachten, Vorsorgevollmachten und Patientenverfügungen können an den Auslandsvertretungen in den USA nicht beurkundet werden.

Im Bereich des Gesellschaftsrechts besteht außerdem die Möglichkeit, direkt bei einem deutschen Notariat im Wege eines Online-Verfahrens unter https://online-verfahren.notar.de/ov/home Beurkundungen und Beglaubigungen durchzuführen.

Gebühren

Die Gebühr für eine Beurkundung orientiert sich an der Art des Rechtsgeschäfts und kann zwischen 91,20 EUR und 264,72 EUR betragen. Die Gebühr kann entweder in Euro mit Kreditkarte (Visa oder Mastercard) oder zum jeweiligen Tageskurs der zuständigen deutschen Auslandsvertretung in US-Dollar in bar beglichen werden. Erkundigen Sie sich bitte per Kontaktaufnahme mit der für Sie zuständigen Auslandsvertretung nach den konkreten Gebühren vor Ort.

Terminvereinbarung für die Beurkundung

Jede Beurkundung muss vorbereitet werden und kann nur nach vorheriger individueller Terminabsprache vorgenommen werden. Bitte erkundigen Sie sich bei der für Sie zuständigen Vertretung, wie Sie einen Termin vereinbaren können. Sie wissen nicht, welche unserer neun Vertretungen für Sie zuständig ist? Bitte konsultieren Sie unseren Konsulatsfinder

Zur Beurkundung bringen Sie bitte mit:

• ein gültiges amtliches Ausweispapier mit Lichtbild (Reisepass, Personalausweis oder US-Führerschein)
• falls Sie nicht im eigenen Namen, sondern im Namen z. B. einer Firma, eines Mündels, etc. unterschreiben, zusätzlich einen Nachweis (im Original oder in beglaubigter Kopie) darüber, dass Sie berechtigt sind, die Firma / die Person zu vertreten
• weitere Dokumente nach vorheriger Absprache mit dem beurkundenden Konsularbeamten.

Beglaubigung von Fotokopien

Beglaubigte Kopien können durch die Auslandsvertretungen in den USA, einen Honorarkonsul oder durch einen Notary Public bei Vorlage des Originals gefertigt werden. Sollte die Kopiebeglaubigung durch einen Notary Public erfolgen, achten Sie bitte darauf, dass dieser die Übereinstimmung der Kopie mit dem Original bestätigt („This is a true copy of the original“ oder ähnlich). Mehr Infos zu den Anforderungen an beglaubigte Kopien, die durch einen Notary Public gefertigt werden, können Sie auch unserem Merkblatt entnehmen.

Ausnahme Kalifornien und New York: Fotokopiebeglaubigungen von Notary Public aus diesen Staaten werden insbesondere vom Bundesverwaltungsamt nicht anerkannt. Lassen Sie Fotokopien für das Bundesverwaltungsamt daher vorsorglich besser von der für Ihren Wohnort zuständigen Auslandsvertretung beglaubigen.

Gebühren für eine Kopiebeglaubigung (Kopien müssen an der Auslandsvertretung gezogen werden) betragen zwischen 24,83 und 28,54 EUR. Die Gebühr kann entweder in Euro mit Kreditkarte (Visa oder Mastercard) oder zum jeweiligen Tageskurs der zuständigen deutschen Auslandsvertretung in US-Dollar in bar beglichen werden. Erkundigen Sie sich bitte per Kontaktaufnahme mit der für Sie zuständigen Auslandsvertretung nach den konkreten Gebühren vor Ort.

Terminvereinbarung für die Beglaubigung von Fotokopien

Sofern eine deutsche Behörde ausnahmsweise keine Beglaubigung durch einen Notary Public akzeptiert und auf Beglaubigung durch eine deutsche Auslandsvertretung besteht, kontaktieren Sie bitte die für Sie zuständigen Auslandsvertretung zwecks Terminvereinbarung. Sie wissen nicht, welche unserer neun Vertretungen für Sie zuständig ist? Bitte konsultieren Sie unseren Konsulatsfinder

Für die Botschaft sowie einige Generalkonsulate ist eine vorherige Terminvereinbarung erforderlich.